Elke werkdag ben je gemiddeld drie uur bezig met werkmail mailbox. In dit artikel ontdek je hoe jij en je collega’s meer werk gedaan krijgen, door minder met de mailbox bezig te zijn.
Categorie: Slimmer Werken
Nooit meer afgeleid en gestrest door meldingen op je desktop
Word je te vaak afgeleid door meldingen op je desktop? (Dat is computer of laptop). Hier ontdek je een paar handige trucs om meer werk gedaan te krijgen en minder gestrest en afgeleid te worden.
Dankzij deze zes vragen heb je nooit meer te veel meetings
Je hebt te lange, te veel en te slechte meetings. Daardoor kom je niet aan je echte werk toe. Dat kan beter. Door deze zes vragen (hardop!) te stellen, heb je nooit meer te veel meetings.
Last van te veel meetings
Deze meeting had een email kunnen zijn. Die gedachte heb je vast wel eens gehad. Dat is niet voor niets: niemand leert je op school hoe meetings werken. Dankzij de lockdowns werd het mogelijk om online meetings in te plannen, waardoor er nog meer vergaderd werd. Je zou het een meeting-inflatie kunnen noemen: voor elk project worden er om de haverklap meetings ingeschoten.
Dat kan beter en slimmer. Door deze zes vragen te stellen, voorkom je veel onnodige meetings.
Stel deze zes vragen bij te veel meetings
Zes vragen om meetings te killen:
- Is deze vergadering nodig? Gaan we brainstormen of beslissingen nemen?
Een vergadering gebruik je om te brainstormen of om beslissingen te nemen. Vergaderingen zijn er niet om informatie over te dragen, dat kan immers ook in een e-mail. Stel dus de vraag: gaan we brainstormen of beslissingen nemen? Zo niet, dan is deze vraag misschien niet nodig. - Ben ik nodig bij deze vergadering?
“We denken dat het handig is als jij hier van op de hoogte bent, dus betrekken we je graag bij deze vergadering.” Dat is geen goede reden om iemand in een meeting te betrekken. Vraag om de notulen van de vergadering, zodat je niet een uur lang van je tijd verdoet. - Kan de vergadering staand?
Wist je dat een vergadering gemiddeld 33 procent minder lang duurt als hij staand plaats vindt in plaats van zittend? En het is ook nog eens een stuk gezonder dan zittend vergaderen; zitten is immers het nieuwe roken. - Wat gaan we bespreken?
Een agenda heeft agendapunten. Zijn al die actiepunten beslissingen of brainstorms? Zo niet, dan kunnen ze misschien wel van de lijst gehaald worden. Een meeting zonder agendapunten is, hopelijk, een borrel of bedrijfsuitje. - Is het mogelijk om vooraf info te mailen?
Je kan een presentatie geven over de kwartaalcijfers, maar het hoeft niet. Waarom zou je die niet rondmailen, zodat iedereen in zijn/haar eigen tijd kan lezen hoe het voorgaande kwartaal verliep? - Is iedereen de hele meeting nodig?
“We willen graag dat je aanhaakt, zodat je vanuit een legal/ HR/ PR/ finance-perspectief kan meedenken.” Waarom zou er niet eerst een brainstorm plaatsvinden, waarna het betreffende vakgebied aansluit bij de meeting om zijn/haar expertise te delen? Is het echt nodig dat HR de hele meeting meedenkt of is een kwartiertje voldoende?
Benieuwd naar andere tips?
Zoek je naar nog meer tips en trucs voor minder afleiding? Volg dan de keynote/training Master Your Workweek, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:

Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:

Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de workshop Master Your Workweek leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.
Afgeleid en gestrest door je smartphone? Dit is de oplossing
Wat je vandaag ook van plan bent, er komt waarschijnlijk één ding tussen. Dat is je telefoon. We hebben dagelijks zo’n 2 uur en 15 minuten aan schermtijd. Jaarlijks zijn dat zo’n 34 volle dagen, een dikke maand. Bedenk eens wat je met al die tijd kan doen. Deze tips helpen je minder afgeleid en gestrest worden door alle meldingen op je smartphone.
Tip 1: Leg je telefoon weg
Je telefoon leidt je af. Zelfs als hij uitstaat. Zolang hij in je zichtbeeld is, ben je onbewust toch benieuwd of er nieuwe meldingen binnen zijn gekomen. Daarom pakken we elke dag gemiddeld onze telefoon zo’n 70 keer op.
De oplossing is simpel. Verminder afleiding door de telefoon uit het zicht te verbergen. Bijvoorbeeld in een la, jaszak of tas. Werkt dat nog niet? Leg hem dan in een andere kamer.
Tip 2: Schakel meldingen voor apps uit
Meldingen trekken je aandacht, ongeacht het belang van de meldingen. Daardoor raak je tijdens een werkdag vaak afgeleid, terwijl dat niet nodig is.
Pak je aandacht terug, door meldingen uit te schakelen voor apps die je niet nodig hebt. Schakel meldingen uit, bijvoorbeeld voor social media, apps, nieuws en email. Je krijgt veel meer gedaan als je meldingen voor Instagram, Facebook, TikTok en LinkedIn uitschakelt. Het tegendeel is ook waar. het is een wonder dat je nog iets gedaan krijgt, als je meldingen niet uit hebt staan.
Tip 3: Zet ‘Do not disturb’ aan
Na het uitschakelen van meldingen voor apps die geen waarde toevoegen, zijn er nog steeds apps waarvan je soms meldingen wilt ontvangen. Bedenk wanneer meldingen zijn toegestaan en wanneer ze niet goed uitkomen, bijvoorbeeld onder werktijd.
Je wilt meldingen ontvangen van apps die belangrijk zijn, maar niet de hele tijd. Een melding van een taxi of bezorg-app kan handig zijn als je die bestelt, maar niet als je bezig bent met belangrijk werk.

Tip 4: Verwijder apps die je afleiden
Je opent je telefoon om iets werkgerelateerds te vinden. Op je startscherm zie je Instagram staan en je denkt ‘ik kijk even snel’. De afleiding wordt veroorzaakt doordat de app zichtbaar is zodra je je telefoon ontgrendelt.
Dat kan slimmer.
Als je de app niet ziet, kan hij je ook niet afleiden. Plaats apps die je afleiden in een mapje op je telefoon, verwijder ze van het homescreen of gooi ze helemaal van je telefoon. Waarom zou je op elk moment van de dag op Instagram moeten kunnen?
Tip 5: Kies voor een nieuws dieet
Nog even over die verslavende apps. Als je, zoals ik, snel last krijgt van FOMO, wil je toch even rondkijken op de site van de NOS, Instagram, Twitter, LinkedIn of TikTok. De vraag is alleen hoe je die (social) media checkt, zonder er uren aan kwijt te zijn.
Een nieuws dieet helpt je daarbij. Spreek met je zelf af dat je dagelijks een aantal nieuws- en social media mag bekijken, bijvoorbeeld aan het begin of einde van je werkdag. Zo blijf je op de hoogte, maar zoeft er niet een uur voorbij als je langs nieuws en social media sites klikt.
Tip 6: Neem echte pauzes
Na het beantwoorden van zeven lastige emails verdien je wel een beloning/pauze, toch? Het is verleidelijk om naar Facebook, LinkedIn, Twitter of Instagram door te klikken. Lekker wat dopamine scoren.
Voor je het weet ben je 50 minuten verder en rusten je hersenen niet uit van die vermoeiende emails. Beter is het om echte pauze te nemen. Loop een rondje, sta even op of staar desnoods uit het raam. Serieus. Voor je hersenen is het nog beter om niets te doen dan op social media rond te kijken. Onthoud dat.
Tip 7: Ga vaker en voor langere tijd offline
Hoe ziet het leven zonder smartphone er uit? Dat ontdekten studenten die een week zonder telefoon door het leven gingen. Deze effecten zijn stuk voor stuk een prima argument om een week offline te gaan:
- Langer en dieper slapen.
- Meer concentratie en aandacht.
- Meer creativiteit en zelfvertrouwen.
- Diepzinnigere gesprekken.
- Meer rust in je hoofd: ‘Je leeft alsof je op vakantie bent’, zei een van de studenten.
- Meer tijd om dingen te verwerken, waardoor je meer inzichten krijgt.
- ‘Het maakt je meer vergevingsgezind naar jezelf en naar anderen toe’, vertelt een andere student.
Misschien is de beste productiviteit-hack geen slimme app, maar wat meer momenten zonder smartphone.
Tip 8: Koop een wekker
Het klinkt vast als een huis-tuin-en-keuken-tip, maar veel mensen gebruiken hun telefoon als wekker. Daardoor gaan ze naar bed met hun telefoon en staan ze er mee op. Zonde, want je wil eigenlijk je dag niet beginnen of eindigen met je smartphone.

Koop een wekker. Gebruik hem. Laat je telefoon met rust, een uur voor je naar bed gaat en minstens het eerste half uur dat je wakker bent. Het vermindert je stressniveau gigantisch.
Tip 9: Bespreek wanneer je onbereikbaar mag zijn
Een van de redenen waarom we zo vastgegroeid zijn aan onze telefoon, is doordat we het idee hebben dat we altijd bereikbaar moeten zijn. Dat heeft te maken met de lockdowns, toen de grenzen tussen werk en privé vervaagden.
Daarom is het nodig om te bespreken wanneer je wel en niet bereikbaar zou moeten zijn. Trouwens, er zijn nog veel meer dingen die je met je collega’s moet bespreken als het aankomt op digitale communicatie. Welke dat zijn? Dat lees je hier.
Benieuwd naar andere tips voor minder afleiding?
Zoek je naar nog meer tips en trucs voor minder afleiding? Volg dan de keynote/training Master Your Workweek, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:

Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:

Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de workshop Master Your Workweek leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.
Vijf verborgen e-mail trucs die je leven makkelijker maken
Je mailbox kent veel verborgen trucs, die je werkende leven een stuk makkelijker maken. Welke dat zijn? Ontdek een aantal verborgen knoppen, slimme functies en andere handige e-mail trucs.
Nooit meer gedoe om werk mails en apps
Heb je wel eens te horen gekregen dat je te laat op werk mails of apps reageerde? Of baal je dat anderen zo slecht bereikbaar zijn? Dan heb je waarschijnlijk (nog) geen goede afspraken met je collega’s gemaakt over digitale communicatie. Ontdek hoe je dat aanpakt.
Slimmer mailen: niet meer afgeleid of gestrest door e-mail
Elke dag besteden we bijna 2,5 uur aan het beantwoorden en versturen van mails. Tijd die je liever op een andere manier besteedt. Met deze negen tips ben je minder gestrest en afgeleid door alle inkomende e-mail. En kom je toe aan je échte werk.
Er is nooit genoeg tijd. Zo benut je de schaarse tijd beter
Onze tijd op aarde is belachelijk kort. We hebben gemiddeld zo’n 4000 weken, om precies te zijn. Hoe benut je die tijd nog beter?