Je hebt te lange, te veel en te slechte meetings. Daardoor kom je niet aan je echte werk toe. Dat kan beter. Door deze zes vragen (hardop!) te stellen, heb je nooit meer te veel meetings.
Last van te veel meetings
Deze meeting had een email kunnen zijn. Die gedachte heb je vast wel eens gehad. Dat is niet voor niets: niemand leert je op school hoe meetings werken. Dankzij de lockdowns werd het mogelijk om online meetings in te plannen, waardoor er nog meer vergaderd werd. Je zou het een meeting-inflatie kunnen noemen: voor elk project worden er om de haverklap meetings ingeschoten.
Dat kan beter en slimmer. Door deze zes vragen te stellen, voorkom je veel onnodige meetings.
Stel deze zes vragen bij te veel meetings
Zes vragen om meetings te killen:
- Is deze vergadering nodig? Gaan we brainstormen of beslissingen nemen?
Een vergadering gebruik je om te brainstormen of om beslissingen te nemen. Vergaderingen zijn er niet om informatie over te dragen, dat kan immers ook in een e-mail. Stel dus de vraag: gaan we brainstormen of beslissingen nemen? Zo niet, dan is deze vraag misschien niet nodig. - Ben ik nodig bij deze vergadering?
“We denken dat het handig is als jij hier van op de hoogte bent, dus betrekken we je graag bij deze vergadering.” Dat is geen goede reden om iemand in een meeting te betrekken. Vraag om de notulen van de vergadering, zodat je niet een uur lang van je tijd verdoet. - Kan de vergadering staand?
Wist je dat een vergadering gemiddeld 33 procent minder lang duurt als hij staand plaats vindt in plaats van zittend? En het is ook nog eens een stuk gezonder dan zittend vergaderen; zitten is immers het nieuwe roken. - Wat gaan we bespreken?
Een agenda heeft agendapunten. Zijn al die actiepunten beslissingen of brainstorms? Zo niet, dan kunnen ze misschien wel van de lijst gehaald worden. Een meeting zonder agendapunten is, hopelijk, een borrel of bedrijfsuitje. - Is het mogelijk om vooraf info te mailen?
Je kan een presentatie geven over de kwartaalcijfers, maar het hoeft niet. Waarom zou je die niet rondmailen, zodat iedereen in zijn/haar eigen tijd kan lezen hoe het voorgaande kwartaal verliep? - Is iedereen de hele meeting nodig?
“We willen graag dat je aanhaakt, zodat je vanuit een legal/ HR/ PR/ finance-perspectief kan meedenken.” Waarom zou er niet eerst een brainstorm plaatsvinden, waarna het betreffende vakgebied aansluit bij de meeting om zijn/haar expertise te delen? Is het echt nodig dat HR de hele meeting meedenkt of is een kwartiertje voldoende?
Benieuwd naar andere tips?
Zoek je naar nog meer tips en trucs voor minder afleiding? Volg dan de keynote/training Master Your Workweek, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:
Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:
Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de workshop Master Your Workweek leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.