Er is nooit genoeg tijd. Zo benut je de schaarse tijd beter

Onze tijd op aarde is belachelijk kort. We hebben gemiddeld zo’n 4000 weken, om precies te zijn. Hoe benut je die tijd nog beter?

Belachelijk weinig tijd

De Engelse auteur/journalist Oliver Burkeman voor The Guardian over een wekelijkse column over productiviteit: This Column Will Change Your Life. Na verloop kwam hij tot inkeer. Het draait volgens Burkeman niet om zoveel mogelijk gedaan te krijgen in minder tijd, maar om betere keuzes te maken. Daarom schreef hij het boek 4000 weken, je tijd op aarde en hoe ermee om te gaan. We leven namelijk 4000 weken. Hieronder zie je hoe veel werken je er op hebt zitten, als je 25, 40 of 50 jaar oud bent.

Deze afbeelding maakt in een oogopslag hoe weinig tijd er is. Dat is een probleem. Maar er is een oplossing voor. Beter te kiezen waar we onze tijd aan besteden. Die wetmatigheid gaat op voor onze vrije tijd, maar natuurlijk ook voor ons werkzame leven. Met deze tips maak je beter gebruik van de beschikbare tijd op je werk.

1: Volg Eisenhower en Eberhard

Eberhard van der Laan zei ooit: als je tien problemen hebt, moet je bedenken welk probleem je als eerste oplost, anders heb je eigenlijk elf problemen. Hoewel de kans klein is dat je een charismatische burgermeester van Amsterdam bent, gaat die vlieger ook op voor jouw leven.

De Eisenhower-matrix kan je hierbij helpen. Urgent en belangrijk werk maakt het verschil (want is belangrijk), maar doordat het urgent is, heb je er eigenlijk niet genoeg tijd voor. Bij voorkeur richt je je werk zo in, dat je zoveel mogelijk tijd kan investeren in niet-urgent en belangrijk werk, zodat je de tijd hebt om er goed aan te werken. Urgent en onbelangrijk werk kan je delegeren en werk dat niet urgent en onbelangrijk is, kan je het beste helemaal laten zitten.

2: Stel de vraag: moet ik dit nu doen?

De Eisenhower-matrix is misschien wat complex. Simpeler is de vraag: moet ik dit nu doen? Die vraag kan je op verschillende manieren stellen:

  • Moet ik dit nu doen – is het nodig dat je dit doet?
  • Moet ik dit nu doen – ben jij de persoon die dit moet doen?
  • Moet ik dit nu doen – is deze taak hetgeen wat je moet doen?
  • Moet ik dit nu doen – kan dit misschien wachten?
  • Moet ik dit nu doen – kan je het laten of uitbesteden?

3: Eet een olifant in hapjes

Iedereen heeft wel een droomproject dat onmogelijk lijkt. Een boek schrijven. Een marathon lopen. Een bedrijf opzetten. Die projecten lijken onmogelijk, omdat het project veel werk is. Maar elk project valt op te knippen in lossen taken. Elk boek bestaat uit losse hoofdstukken. Elke marathon-voorbereiding uit losse trainingen. Hoe eet je een olifant op? In heel veel kleine hapjes. Knip je projecten op in losse taken, zodat het wel te realiseren valt.

4: Deel je tijd beter in

Als je die olifant hebt opgeknipt in veel losse hapjes, heb je al een belangrijke stap gezet. Die hapjes wil je in je agenda zetten. Daar zijn de volgende trucs voor:

  • Bundel taken die op elkaar lijken, zodat je niet te veel hoeft te wisselen tussen verschillende werkzaamheden. Dat is voor onze hersenen namelijk erg vermoeiend en zorgt ervoor dat je je tijd minder goed benut;
  • Hoe goed je planning ook is, er komt altijd werk voorbij waar je niet op hebt gerekend. Maak tijd in je agenda om brandjes te blussen;
  • Bewaak je tijd. Wil je per se een marathon lopen? Blok tijd in je agenda om te trainen en accepteer geen uitnodigen op die tijd. Wil je dat boek schrijven? Maak het eerste uur van je werkdag vrij om te schrijven.

5: Reflecteer en evalueer op tijd

We weten pas of we onze tijd goed spenderen, als we er op reflecteren. Door op tijd te evalueren of we nog happy zijn met ons werk, werkzaamheden of manier van werken, kunnen we dat verbeteren. Evalueer daarom elke week de volgende zaken, zodat je inzicht hebt in je afgelopen en aankomende week:

  • is er werk blijven liggen?
  • Hoe zag deze week er uit?
  • Waar ben ik blij mee?
  • Wat ging er minder?
  • Wat heb ik geleerd afgelopen week?
  • Hoe ziet komende week er uit?
  • Wat kan ik loslaten?
  • Waarmee maak ik komende week het verschil>

Maak daarbij niet alleen een to-do, maar ook een ta-daa lijst. Werk is zelden af, er is altijd iets nieuws te doen. Door wekelijks te reflecteren op werk dat je af hebt, ervaar je dat je voortgang maakt. Dat houdt je gemotiveerd, omdat het je in een oogopslag ziet dat je werk zinvol is.

Zoek je naar meer tips voor minder afleiding?

Zoek je naar nog meer tips en trucs voor minder afleiding? Volg dan de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:

De gemiddelde werkweek

Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:

Een idealere werkweek

Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.

Vraag nu gemakkelijk & snel een offerte aan

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Menu