Je bent te veel tijd kwijt met je mailbox en dat komt onder meer doordat je te veel mails in je inbox krijgt. Daar valt wat aan te doen. In dit artikel (en in een keynote/workshop) ontdek je dé truc voor een minder volle mailbox.
Zo krijg je een minder volle mailbox
Dagelijks verwerkt de gemiddelde kantoormedewerker honderden mails. Maar het is mogelijk om een minder volle mailbox te krijgen. Dat doe je door een deel van je e-mailverkeer te automatiseren, zodat het automatisch je inbox overslaat en naar een bepaald mapje gaat. Dat klinkt ingewikkelder dan het is. Als een e-mail voldoet aan regels die je instelt, kan je deze naar een map sturen, automatisch verwijderen, automatisch doorsturen en zelfs je inbox laten overslaan. Zo heb je elke dag een minder volle mailbox.
Je maakt bijvoorbeeld een mapje ‘nieuwsbrieven’ waar nieuwsbrieven automatisch in terechtkomen. Zo hoef je niet meer elke dag langs nieuwsbrieven te klikken. Je checkt wekelijks het mapje met nieuwsbrieven, wat je tijd bespaart.
Andere suggesties:
- Filter e-mail-marketingnieuwsbrieven, voeg die toe aan een specifieke map en laat ze niet in je inbox verschijnen;
- Meldingen van sociale media overslaan;
- Pas een label toe op e-mail van een specifiek domein, bijvoorbeeld *@tesla.com voegt het label Tesla toe. Handig als je voor meerdere bedrijven werkt.
- Als een e-mail van persoon X binnenkomt, geef het een label
Wil je dit instellen voor Gmail? Deze drie stappen helpen je op weg:
Stap 1: Kies een zoekfilter voor je mailbox
Gebruik de zoekbalk om een bepaald type mail te zoeken. Naast de eenvoudige zoekopdrachten “Van”, “Aan” en “Onderwerp” kunt u nog veel meer doen met zoeken binnen Gmail. Je kan ook zoeken op CC:mij -> e-mails die naar je zijn gestuurd als CC-ontvanger.
Stap 2: Kies de actie
Nu we een bepaald type mail hebben geselecteerd, kunnen we bepalen wat er automatisch met dit type mails gebeurt. Zoals:
De inbox overslaan: Archiveer de e-mail zodat hij niet in de inbox verschijnt.
Als gelezen markeren: Laat de e-mail in de inbox verschijnen als een gelezen item
Een label toepassen: De mails naar een ander ander postvakje
Doorsturen naar: E-mail automatisch doorsturen naar een ander e-mailadres
Verwijderen: E-mail naar de prullenbak sturen
Altijd als belangrijk markeren: gefilterde e-mails automatisch als belangrijk markeren
Wil je de automatisering ook laten gelden voor eerder ontvangen e-mails? Het instellen van de actie wordt geactiveerd vanaf het moment dat je het filter hebt ingeschakeld. Als je de actie ook wil toepassen op e-mails uit het verleden, selecteert je “Also apply filter to matching conversations“. Deze optie past de geselecteerde voorwaarden automatisch toe op elke e-mail in je account (nieuw, gearchiveerd en verwijderd) die aan de geselecteerde filtercriteria voldoet.
3: Bekijk het overzicht van filters
Ben je benieuwd welke filters en automatisering je hebt ingesteld? Ga dan naar instellingen > filters en geblokkeerde adressen. Daar zie je een overzicht van alle automatiseringen en filters die actief zijn.
Voor Outlook is het mogelijk nog makkelijker. Je gaat naar Voorkeuren > Regels > Nieuwe regel en stelt daar de regels in, zoals hierboven beschreven.
Meer tips voor een minder volle mailbox?
Zoek je naar nog meer tips en trucs voor een minder volle mailbox? Volg dan de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:
Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:
Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. Met een productiviteitsworkshop van Aandachtswerk leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.