Heb je wel eens te horen gekregen dat je te laat op werk mails of apps reageerde? Of baal je dat anderen zo slecht bereikbaar zijn? Dan heb je waarschijnlijk (nog) geen goede afspraken met je collega’s gemaakt over digitale communicatie. Ontdek hoe je dat aanpakt.
Niemand leert je over werk mails en apps
Ondanks dat we (bijna) allemaal hebben leren zwemmen, oversteken en veter-strikken, leert niemand ons appen of mailen. Of hoe digitale communicatie op het werk nou precies georganiseerd wordt. Dat zorgt voor onnodig veel miscommunicatie, irritatie en onbegrip.
Met deze vier tips maak je goede afspraken over appen en mailen op het werk.
Tip 1: Beantwoord samen deze zeven vragen
Deze zeven vragen zou je met elkaar moeten beantwoorden:
- In welke geval gebruiken we: mail, chat, WhatsApp of bellen we?
Bespreek welk communicatiemiddel in welke gevallen de voorkeur geniet.
- Waneer verwachten we een reactie op chats en appjes?
Veel bedrijven gebruiken diensten als Slack voor onderlinge communicatie. Zonder dat ooit afgesproken is hoe het precies werkt; hoe snel verwacht je een reactie op een chat of appje?
- Wanneer verwachten we een reactie op mails?
Je wil niet aan je mailbox gekluisterd moeten zijn, maar je kunnen focussen op ander belangrijk werk. Hoe lang mag een mail onbeantwoord blijven? Een dag? Langer? Korter?
- Wanneer plannen we een meeting in?
Meetings, de hobby van precies: niemand. Ze kosten tijd, houden je van je werk, maar zijn een noodzakelijk kwaad. Wanneer plannen we een meeting in? Welke meetings zijn nodig en welke terugkerende meetings kunnen eigenlijk een email zijn?
- Lees je mail in het weekend? Verwachten we dat van elkaar?
Kan mail een paar dagen wachten of is je werk zo belangrijk dat een gemiste email op zaterdag het einde van de wereld betekent? (Het antwoord op die vraag is, waarschijnlijk, nee). - Wanneer moeten we telefonisch bereikbaar zijn? Tijdens kantoortijden? Daarbuiten?
Je hebt het recht om onbereikbaar te zijn. Maar dat is niet altijd handig. Wanneer moet je bereikbaar zijn en wanneer mag je onbereikbaar zijn? - Zijn er bepaalde perioden waarin we vaker bereikbaar moeten zijn? Rondom events of deadlines?
Oké, je hebt nu wat regels opgesteld. Maar regels zijn niets zonder uitzonderingen. In welke periodes moet je misschien net iets beter bereikbaar zijn of sneller reageren? Kan je onderscheid maken tussen verschillende periodes, bijvoorbeeld rondom events, deadlines of andere belangrijke gebeurtenissen?
Tip 2: Deel je favo communicatiemiddel
Bespreek welk communicatiemiddel je het fijnst vindt en deel dat met collega’s. Jongeren zouden bel-angst hebben, dus daar zou je rekening mee kunnen houden. Bepaal ook per type communicatie welk middel je voorkeur geniet. Bijvoorbeeld:
E-mail – de voorkeursmethode voor communicatie;
Chat – voor snelle en korte communicatie;
Vergadering – als het een ingewikkelde zaak is die veel heen en weer gemail vereist, zet je een vergadering op;
Bellen – alleen voor dringende zaken, zodat meteen duidelijk is dat het urgent is.
Tip 3: Kies een middel voor spoed
Wat doe je in een noodgeval? Aangezien je collega’s niet 24/7 hun berichten of mails checken, heb je een manier nodig om mensen te bereiken als er een dringende kwestie is.
Je kunt een speciaal Slack-kanaal instellen voor dringende zaken. Of afspreken dat er door een bepaald nummer gebeld kan worden, als bijvoorbeeld de website plat ligt. Voeg het cruciale nummer toe als favoriet, zodat het je ook bereikt als je de niet-storen-modus aan hebt staan.
Tip 4: Evalueer reactietijd voor werk mails en apps
Als je hebt vastgesteld wat de minimale en maximale reactietijden zijn voor elk kanaal (zie tip 1), is het nodig om dat af en toe te bespreken. Werken de reactietijden nog wel? Mis je geen belangrijke communicatie? Gaan er dingen mis? Kunnen er dingen slimmer?
Meer tips voor een werk mails en apps?
Zoek je naar nog meer tips en trucs voor minder gedoe rondom werk mails of apps? Volg dan de keynote/training Master Your Workweek, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:
Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:
Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de workshop Master Your Workweek leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.