Elke dag besteden we bijna 2,5 uur aan het beantwoorden en versturen van mails. Tijd die je liever op een andere manier besteedt. Met deze negen tips ben je minder gestrest en afgeleid door alle inkomende e-mail. En kom je toe aan je échte werk.
Een gemiddelde kenniswerker zou gemiddeld zo’n 126 emails per dag behandelen. In een ander onderzoek bleek dat de laptop-werker gemiddeld 70 keer per dag zijn mailbox checkt. Dat maakt email onnodig tijdrovend. Dat kan slimmer. Met deze tips, die je ook vindt in de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk
1: Werk niet de hele dag vanuit je inbox
Wie de hele dag met zijn mailbox bezig is, krijgt weinig werk gedaan. Tenzij je op de klantenservice of verkoop werkt en contact met klanten via mail je werk is, natuurlijk. Toch reageren nog veel mensen binnen een mum van tijd op elk inkomend bericht, waardoor belangrijk werk blijft liggen.
De oplossing: op een aantal vaste momenten per dag je mailbox openen. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om rond tien uur, na de lunch en aan het einde van de dag de mailbox te openen. Geen e-mail openen voor 10.00 heeft een belangrijk voordeel. Als je de eerste 60-90 minuten van de dag zonder onderbrekingen van e-mail werkt, kan je veel gedaan krijgen.
2: Schakel e-mail meldingen op het bureaublad uit
Voorkom dat je wordt afgeleid door inkomende e-mails in real-time. Als je een e-mail van je collega, klant of baas ziet binnenkomen, is het aantrekkelijk om even te kijken. Handiger is af te maken waar je mee bezig bent en dan de e-mail te lezen, in de daarvoor bestemde tijdsloten.
Als je een nieuwe mail hebt zien binnenkomen, denk je er toch aan. Daarom is het handiger om alle e-mailmeldingen op het bureaublad uit te schakelen, om niet afgeleid te worden. Elke melding die je ontvangt is een afleiding. Dat geldt ook voor e-mail. Ga dus naar instellingen > meldingen > email en schakel de meldingen uit.
3: Schakel het pictogram ‘Ongelezen bericht’ uit
Voorkom dat je wordt afgeleid door het pictogram ‘aantal ongelezen berichten’ in je mailbox. De melding ‘ongelezen berichten’ is ontworpen om je aandacht te trekken. Je kan die melding onzichtbaar maken, zowel op je telefoon als op je desktop.
Ga bij Gmail naar Geavanceerde instellingen om het pictogram voor ongelezen berichten uit te schakelen. Wie een Mac gebruikt, kan naar Apple > Instellingen > Meldingen > Mail > Badge-symbool gaan en zo het aantal ongelezen mails in ‘Dock’ verwijderen.
4: Zorg voor extra focus met Inbox when ready
Met deze plug-in raak je niet afgeleid door inkomende emails. Soms heb je informatie uit een e-mail nodig, zoals een bestand, een telefoonnummer of een bijlage. Als je eenmaal opzoek gaat naar die info, kan je afgeleid worden door nieuwe emails. Voor je het weet heb je al je e-mails beantwoord en heb je niet aan die belangrijke taak gewerkt.
De plug-in Inbox when ready lost dit probleem op. Die maakt het mogelijk om je inbox onzichtbaar te maken met een druk op de knop. Je kan nog steeds mails zoeken en openen, maar alle nieuwe emails worden verborgen met deze functie. Als je de nieuwe emails niet ziet, kan je er ook niet door worden afgeleid.
Ik betaal elke maand vijf euro voor deze software en het is me dubbel en dwars waard. Inbox Pause is een gratis alternatief.
5: Haal e-mail van je telefoon
Een e-mail lezen op je telefoon, reageren in je hoofd en vervolgens de e-mail markeren als ongelezen. Dat is niet echt productief, toch? Helaas is dat nog vaak de praktijk.
Daarom is het een goed idee om de email functie van je telefoon af te halen. Simpel: door het account gewoon uit je e-mail app te verwijderen. Het nadeel is dat je, als je Gmail gebruikt, dan ook geen toegang meer hebt tot de Google Agenda op je telefoon. Met de app Quiet for Gmail los je dat probleem op, je kan er namelijk mee instellen dat je op bepaalde momenten wel of geen mail kan ontvangen.
6: Schrijf je uit van nieuwsbrieven
Een van de redenen waarom je mailbox volstroomt, is het flinke aantal nieuwsbrieven waarop je geabonneerd bent. Vaak krijg je nieuwsbrieven, zonder dat je daar zin in hebt. Je bent bijvoorbeeld naar een concert geweest en krijgt nu elke maand van die artiest of locatie een update in je mailbox.
Wees streng en schrijf je uit voor de nieuwsbrieven die je niet nodig hebt. Of zorg dat ze automatisch in een ander postvakje terechtkomen. Meer daarover in tip nummer 9.
7: Bespreek wanneer je mailt, appt of belt
We communiceren de hele dag door te mailen, appen, Slack’en, sms’en en chatten. De vraag is of voor elk wissewasje een mail gestuurd moet worden. In sommige gevallen zou je ook even langs een collega kunnen lopen, een vraag voor een meeting kunnen bewaren of iemand kunnen bellen.
We gebruiken mail al een poos als communicatiemiddel, zonder dat we er echt bij stil hebben gestaan hoe we het gebruiken. Je kan een mail sturen (15 minuten) en verwachten dat iemand daarop reageert (25 minuten) maar soms is een belletje (van 10 minuten) veel effectiever. Bespreek met je collega’s wanneer je een meeting inschiet, iemand belt of appt. Bepaal samen ook hoe lang je mag wachten voor je een email, appje of berichtje moet beantwoorden, zodat voor iedereen duidelijk is dat je niet de hele dag aan je mailbox gekluisterd hoeft te zijn.
8: Gebruik e-mail templates
De kans is groot dat je meerdere malen in de week ongeveer dezelfde mail stuurt. Nu kan je die mails steeds helemaal opnieuw schrijven of de tekst voor die mails uit word-documenten kopiëren, maar er is een slimmere oplossing. Templates.
Door een mail te schrijven en deze op te slaan als Template, kan je deze steeds opnieuw versturen. In onderstaande afbeelding zie je hoe het werkt in Gmail.
Voor Apple mail werkt het als volgt:
1. Maak een nieuwe folder aan, ‘Templates’
2. Maak een concept-mail
3. Sla die op als concept
4. Sleep hem naar Templates-map
5. Selecteer mail
6. Verstuur ‘m telkens opnieuw, bijvoorbeeld als reactie op een bestaande mail
Bij Outlook zie je de optie Templates bij het opstellen van een nieuwe mail:
9: Laat je mailbox minder vol stromen met filters
Je bent te veel tijd kwijt met je mailbox en dat komt onder meer doordat je te veel mails in je inbox krijgt. Daar valt wat aan te doen. Je kan automatisch mails naar andere postvakjes laten gaan, waardoor je mailbox minder vol stroomt.
Hoe je dat aanpakt? Dat leg ik in dit artikel uit.
Meer tips voor slimmer mailen?
Zoek je naar nog meer tips en trucs om slimmer te mailen? Volg dan de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk, waar je meer van dit soort handigheden leert. Het zorgt ervoor dat je werkweek er niet meer zo uitziet:
Het doel: zorgen dat je veel meer belangrijk werk gedaan krijgt, minder afgeleid en gestrest bent. Dat ziet er zo uit:
Tijdens onze werkdag worden we namelijk afgeleid door talloze berichten, appjes en mailtjes. We zijn te veel met onze mailbox bezig en zitten in te veel en te lange meetings. Daardoor komen we niet toe aan ons eigenlijke werk, wat onnodig lange dagen en stress veroorzaakt. Dat gaat ten koste van je productiviteit en werkgeluk. In de keynote/training die ik geef vanuit Aandachtswerk leer ik organisaties hoe ze zich wapenen tegen alle afleiding en meer impact maken. Meer weten? Neem contact op.