Voorpublicatie: Hoe heurt het tijdens een zakelijke meeting? 

Voorpublicatie: Hoe heurt het tijdens een zakelijke meeting? 

In november komt Niet appen tijdens het eten uit. Deze moderne etiquette-gids maakt je wegwijs in het digitale tijdperk. Hieronder vind je een voorpublicatie uit het boek, dat antwoord geeft op de vraag: hoe heurt het tijdens een virtuele, zakelijke meeting? 

Dit is een voorpublicatie uit Niet appen tijdens het eten. Je kan het boek hier bestellen.

Tijdens de pandemie in de shift naar ‘Het Nieuwe Werken’ kreeg men een bureaustoel en een koffievergoeding van de baas. Helaas ontbrak een etiquette-gids voor het thuiswerken. Dat had ons vele ergernissen, irritaties en diepe zuchten gescheeld. Die collega die nog steeds structureel te laat komt. En wat te denken van die collega die altijd problemen heeft met zijn camera en daardoor nooit kan beeldbellen. Of diegene die niet op gedempt staat, maar toch zijn nieuwe espressomachine aanzet. Dat we ons achter een scherm verschuilen, betekent niet dat we alle gedragsregels moeten laten varen. 

Nieuwe tijden, oude smoezen

Je kan bij een virtuele vergadering niet meer wegkomen met smoezen zoals file, geen parkeerplek, een rij bij de receptie en bruggen die open staan? Een eerdere vergadering kan natuurlijk uitlopen, waardoor je te laat bent voor deze virtuele meeting. Daar bestaat een oplossing voor: de ‘speedy meetings functionaliteit’ in Google Meets. Daarin stel je in dat elke vergadering van dertig minuten slechts 25 minuten duurt en elke vergadering van een uur slechts vijftig minuten. Helaas ontbreekt deze functionaliteit vooralsnog bij Microsoft en Zoom. Hier zou je kunnen voorstellen om niet ‘back-to-back’ alles vol te plannen en in plaats van een uur 45 of vijftig minuten in te plannen. Zo heb je voldoende tijd om je nieuwe espressoapparaat te proberen. 

Die kostbare minuten heb je ook nodig. Voor die plaspauze, de notulen, het mentaal en fysiek afsluiten van de ene vergadering en het voorbereiden van de volgende. Vijf minuten te laat komen op een virtuele meeting is acceptabel – maar langer niet. De ander kijkt namelijk 300 hele lange secondes in een niet zo flatterende spiegel.

Entree in een virtuele, zakelijke meeting

Bij sommige online vergaderdiensten staat je naam en e-mailadres in beeld, bij andere heb je zelf de keuze om dit in te vullen. Dit lijkt een detail, maar kan tot ongemakkelijke situaties leiden, zoals tijdens een online webinar van psychotherapeut Esther Perel, georganiseerd door The School of Life. De webinar ging in op de kracht van het bouwen van relaties, met jezelf, met anderen en de invloed hiervan op je leven. Er was een mogelijkheid tot vragen stellen en sommigen grepen hun kans en stelden via de online chat hun vraag. Persoon A. vroeg hoe ze om moest gaan met haar affaire op werk. Door de pandemie zag ze de man in kwestie niet meer en vond ze het lastig om deze relatie in stand te houden. Persoon A. was ingelogd onder haar voor- en achternaam en ze was even vergeten dat ze door haar vraag een kleine duizend deelnemers mee liet delen in haar geheim. Laat dat een les zijn. Je kan je naam aanpassen onder instellingen. Als het niet lukt, maak dan even een nieuw account aan voor het bijwonen van dergelijke webinars, zodat je anoniem je affaire kan opbiechten.

Als je eenmaal bent ingelogd, hoe zeg je dan gedag bij binnenkomst? Begroet je iedereen? Als er vier of minder aanwezigen zijn, dan begroet je iedereen. Zoals je ook zou doen bij een koffieapparaat, maak je kort een praatje. Als er meer dan vier aanwezigen zijn, is het lastig om iedereen apart te begroeten, dus dan volstaat een algemene begroeting. Bij  een bespreking van meer dan acht mensen, kan je kort gedag zeggen, maar de kans is groot dat er dan al een gesprek (of stilte) plaatsvindt. Onderbreek het gesprek niet rücksichtslos, maar ga na het gedag zeggen gelijk op mute, zwaai even in de camera en laat het verdere verloop over aan de host van de meeting.

Jezelf zien tijdens zakelijke meetings

Wie zichzelf tijdens een Zoom-call continu in beeld ziet, bevindt zich in feite in een vergaderzaal met achttien spiegels om zich heen. Het risico bestaat dat je meer bezig bent met je haar, dan de vergadering. De nieuwe zomersproetjes op je neus of de noodzaak voor een kappersbezoek zijn vast interessanter dan de notulen. Om deze afleidende gedachtes te voorkomen, kan je rechtsonder een ansichtkaart over je beeld leggen, zodat je jezelf niet meer ziet. Bij de meeste diensten kan je je eigen beeld helaas nog niet wegklikken; bij Hangouts wel.

Het verlaten van een vergadering lukt niet ook iedereen even gracieus. Je kent het wel, dat moment waarop je klaar bent om de vergadering te verlaten, maar hoe doe je dat zonder dat dat ongemakkelijk wordt? Wees beleefd, zeg wat je ook offline zou zeggen zoals ‘het was leuk om iedereen weer te zien’, of ‘het was een productieve meeting’ en verlaat de vergadering. Als er meer dan acht mensen in een call zitten, kan je kort even gedag zeggen. Of zwaai in de camera; een universeel gebaar, waar iedereen uit op kan maken dat je de vergadering verlaat. Let op: sommige videobellen-diensten hebben twee exit-knoppen, dus ga niet uitgebreid zuchten, steunen of je mondhoeken laten hangen zodra je de eerste exit-knop hebt ingedrukt. Anderen horen je nog steeds. Als je de vergadering eerder moet verlaten dan de ingeplande eindtijd, meld dat dan aan het begin, zodat anderen daar rekening mee houden en je niet de indruk geeft dat je verveeld was en daarom ‘een Irish Exit’ deed.

Eten tijdens een zakelijke meeting

Niemand vindt het leuk om te onderzoeken of zijn gesprekspartner zijn amandelen nog heeft tijdens een uitgebreide kauw-sessie. Je gaat tijdens een offline vergadering ook niet uitgebreid een boterham met pindakaas smeren en opeten op twee centimeter afstand. Drinken kan natuurlijk wel, zoals je dat ‘in het echie’ ook doet.

Een drukke achtergrond leidt af: hoe saaier, hoe beter. Het is afhankelijk van de sector waarin je werkt, maar in elke bedrijfstak kan je feedback op je achtergrond verwachten. Het twitter-account @Ratemyskyperoom maakt foto’s van de achtergronden – van voornamelijk journalisten – en geeft ze een cijfer. Ze hebben drie dingen gemeen: een volle boekenkast over hun specialisme, een plant en een schilderij. Journalisten proberen hun professionaliteit te etaleren en zo min mogelijk te delen van hun privéleven. Dat gaat niet altijd goed, bewees de ‘BBC papa’ in de reportage die viraal ging met 54 miljoen views. Zijn twee kinderen slopen de werkkamer van papa-de-verslaggever op komische wijze in en waren zichtbaar in beeld. De moeder of oppas vloog er achteraan, om ze terug te halen. Het maakte veel sympathie los bij de kijkers. Ook journalisten hebben een privéleven!

Ga er bewust mee om, als je bij de overheid werkt zijn er waarschijnlijk andere codes dan bij een hip reclamebureau. Heb je een Billy-boekenkast die niet op kleur staan of ongeorganiseerde keukenkastjes waar Marie Kondo een beroerte van zou krijgen? Ze vormen een leuk aanknopingspunt voor een gesprek, maar ze leiden af. Met een vervaagde achtergrond kan je je beter concentreren op het gesprek. Zie het als een systeemplafond: het is niet voor niets lelijk, het leidt niet af. Daardoor valt de spotlight op het gesprek. Je zet ook geen muziek op tijdens een meeting, je wilt je oren en hersenen sparen omdat er al veel informatie wordt gedeeld. Spaar dus ook de ogen en voorkom onnodige afleiding.

Vuistregels:

  • Kom tijdens meetings op tijd, of het nu een virtuele of fysieke afspraak is.
  • Als er meer dan acht mensen in een meeting zitten, zeg dan even kort hoi en dag, maar ga geen ellenlange verhalen ophouden.
  • Houd ruimte tussen vergaderingen en stop minimaal vijf minuten voor het einde. De speedy-meetings-functionaliteit in Google Meets is een effectieve manier om je hiermee te helpen.
  • Kies bewust voor een achtergrond en zorg dat deze niet te druk is, want dat leidt af. 
  • Leg een papiertje op je scherm, zodat je niet continu naar een foto van jezelf staart.
  • Ga niet uitgebreid eten tijdens een meeting, dat zou je offline ook niet doen. Als je echt trek hebt, doe de camera dan even uit en leg uit waarom.

Dit is een voorpublicatie uit Niet appen tijdens het eten. Wil je het boek bestellen? Bezoek dan deze pagina.