Wat doe je als je baas op zondag appt? Wat zijn de WhatsApp-etiquette? Ontdek het antwoord in dit artikel
Dit is een hoofdstuk uit Niet appen tijdens het eten. Je kan het boek hier bestellen.
WhatsApp op zondag
Nog even langs iemands huis fietsen op zondag en aanbellen om de notulen voor morgen door te spreken? Naar de camping bellen om tijdens de vakantie een cv aan een collega te geven? Faxen naar het hotel om een vergadering in te plannen? Het zijn ondenkbare scenario’s, omdat we ‘vroeger’ nog duidelijke scheidslijnen hadden tussen werk en privé. We konden elkaar niet lastig vallen buiten werktijden. Hoe bewaken we onze vrije tijd in het digitale tijdperk?
Je herkent het vast wel. Berichten als: ‘Kan je hier nog even naar kijken?’ ‘Hierbij de presentatie, ik app het maar vast.’ De berichten van een baas of zakelijk contact, die je appt op zondag, met een dwingend verzoek tot actie. In sommige gevallen moet je zelf maar raden van wie deze prangende apps komen, want de afzender geeft geen uitleg en introduceert zichzelf ook niet. Wel krijg je steno, ongepaste emoji’s en zware pdf-bestanden over het 4G-netwerk. Je nummer geplukt van LinkedIn, je website of intranet.
Recht om offline te zijn
In Frankrijk is in 2017 vastgelegd dat er een wettelijk recht is om niet bereikbaar te zijn buiten werktijden. De PvdA heeft hiervoor een wetsvoorstel ingediend in Nederland om dit ook in Nederland te realiseren. Onderzoek wijst uit dat het hoognodig is. Misschien denk je: dat ene werkmailtje na klokslag vijf uur, wat maakt dat uit? Het probleem is: het blijft vaak niet bij dat ene mailtje. Onderzoek in het Verenigd Koninkrijk wijst uit dat men daar gemiddeld wekelijks acht uur buiten werktijd (!) bezig is met het beantwoorden van werkmail. Het kost Britse werknemers dus elke week acht uur van hun vrije tijd, omdat anderen denken dat ze altijd bereikbaar zijn. WhatsApp maakt het vanaf augustus 2023 gelukkig mogelijk om in te stellen wie kan zien of je online bent en wie niet. Wie weet zorgt dat ervoor dat je collega niet meer appt met ‘Ik zie dat je online bent, kan je hier even naar kijken?’.
Het communiceren buiten werktijd zorgt ervoor dat theoretisch opgeleiden vaker overwerken dan praktisch opgeleiden, zonder dat ze ervoor betaald worden. 74 procent van de theoretisch opgeleide werkers geeft aan weleens over te werken, bij praktisch opgeleiden is dat 29 procent. Nederlanders werken gemiddeld drie overuren per week. Jaarlijks gaat het om ruim 20 miljard euro aan onbetaald overwerk, zo’n 3200 euro per persoon. Hoog tijd dat de vakbonden een Tikkie naar werkgevers sturen namens hun leden, want deze cijfers zijn schrikbarend. Je vraagt ook niet of iemand buiten werktijd een muurtje voor je wil metselen. Je appt je kapper niet of hij op zondag gratis je haar kan knippen. Dat werk van kenniswerkers achter een laptop of telefoon plaatsvindt, betekent niet dat ze dat werk onbetaald en in hun vrije tijd zouden moeten doen.
Appjes maken ons minder efficiënt
WhatsApp wordt steeds meer als zakelijk communicatiekanaal gebruikt, te pas en te onpas. Ruim 54 procent ergert zich flink aan het gedrag van anderen in de zakelijke WhatsApp-groep, zo blijkt uit onderzoek van Tele2. Snelheid prevaleert boven zorgvuldigheid en privacy. Opdrachtgevers sturen wel eens dm’s (directe berichten) op Instagram met een zakelijke insteek en veel mensen ontvangen privéberichten in hun LinkedIn-inbox. Of over WhatsApp, zoals de vriend die van een collega een haastig appje ontving met daarin de zin ‘Ik bek je later.’ Moeten we vermenging van onze online identiteiten accepteren als onderdeel van ‘Het Nieuwe Werken’?
Het hanteren van al die verschillende communicatiekanalen is ronduit inefficiënt en leidt af van het echte werk. Bij elke wisseling van taak duurt het vijftien tot vijfentwintig minuten voordat je weer je volledige concentratie terug hebt, zo blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Californië. WhatsApp-berichten leiden misschien wel tot een sneller antwoord, maar ze verlagen de concentratie en zorgen voor stress en frustratie. Resultaat: kortetermijnwinst, langetermijnverlies. WhatsApp dus zo min mogelijk voor werk en pas zodra je daarvoor toestemming hebt gevraagd en gekregen van de ander. Wie wel appt voor werk, kan gebruik maken van alle minder bekende functionaliteiten van WhatsApp. Je kan berichten als ongelezen markeren, vastpinnen en archiveren. Dat zorgt voor een beetje orde in de berichtensoep. Overweeg als ondernemer een zakelijk WhatsApp-account, met een ander telefoonnummer, waar vanuit je berichten kan sturen en ontvangen.
Vuistregels voor WhatsApp
- Dat je op elk moment van de dag een collega kan bereiken, betekent niet dat je dat hoeft te doen. Hanteer in het contact met collega’s bij voorkeur de traditionele kantoortijden: van maandag tot vrijdag, van negen tot vijf. Zo blijft vrije tijd zo veel mogelijk vrije tijd. Bij het versturen van een mail kan je instellen dat deze op een later moment verstuurd wordt.
- Gebruik zoveel mogelijk de kanalen die voor het werkende leven zijn bestemd. Denk aan e-mail, Slack en Discord. Gebruik WhatsApp zo min mogelijk voor werkgerelateerd contact. App pas zakelijk als je daarvoor toestemming hebt gevraagd en gekregen en gebruik het medium alsof het werkmail is: let op je interpunctie en maak er geen emoji-palet van.
- Zorg er als werkgever voor dat werknemers de ruimte hebben om hun eigen communicatiekanalen te kiezen. Communiceren ze liever niet via de app met hun collega’s? Dan zouden ze daar de ruimte voor moeten krijgen.
- De etiquette is dat een mail doorgaans binnen een dag beantwoord dient te worden. Heeft het meer haast? Bel iemand dan gewoon eventjes.
Dit is een hoofdstuk uit Niet appen tijdens het eten. Wil je het boek bestellen? Bezoek dan deze pagina.
